As melhores práticas de comunicação licitatória governamental adotadas pelas Instituições Federais de Ensino Superior (2015/2016)
Como resultado do estudo, foram identificadas 23 melhores práticas usadas em portais de internet das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no tocante ao assunto compras, licitações e contratos em 2015 e 2016, conforme mostrado a seguir.
Melhor Prática 1: criar menu “Licitações e Contratos” ou similar na primeira página do portal. Essa é uma das práticas da Universidade Federal dos Vales do Jequitinhonha e Mucuri que possui um link rápido para “Compras, Licitações e Contratos”.
Melhor Prática 2: divulgar a agenda de abertura de licitação ou extrato de abertura das licitações. A primeira prática é adotada pela Universidade Federal do Paraná e pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte. A Universidade Federal Rural do Semi-Árido divulga em seu site os extratos de licitação: número do processo administrativo, o objeto licitado, o total de itens licitados, período em que o edital está disponível, endereço da Uasg, site Comprasnet, abertura da proposta e acesso ao arquivo do edital.
Melhor Prática 3: divulgar os arquivos de editais de licitação. Na Universidade Federal do Amapá há um menu “Editais e Licitação”, que remete aos editais de pregão eletrônico.
Melhor Prática 4: divulgação dos editais de concorrência pública e tomada de preços para as obras e serviços de engenharia. O Instituto de Educação, Ciência e Tecnologia de Sergipe disponibiliza o edital de licitação, a planilha orçamentária, o cronograma físico-financeiro, a composição da administração local, os projetos arquitetônicos, o projeto estrutural dos edifícios, o projeto hidráulico e elétrico, o CFTV para instalação de câmeras de segurança e monitoramento, o SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas).
Melhor Prática 5: indicar o número da Unidade de Administração de Serviços Gerais, sobretudo quando há diversos campi de uma mesma IFES. Essa prática é adotada pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná, que possui 12 Uasg que promovem licitações, de forma descentralizada.
Melhor Prática 6: informar sobre o serviço de cadastro do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (Sicaf). A Universidade Tecnológica Federal, campus Londrina, mantém informação sobre o cadastro e atualização junto ao Sicaf próximo às informações sobre licitação.
Melhor Prática 7: divulgar as Atas de Registro de Preços (ARP). Essa é a prática do Instituto Federal do Sergipe, que dispõe das atas digitalizadas por campi, sendo facilmente encontrado o número do pregão eletrônico, o objeto licitado, o período de vigência, o número da ARP, o produto ou serviço licitado.
Melhor Prática 8: divulgar os contratos vigentes. A Universidade Federal do Cariri divulga os contratos vigentes de 2014 a 2016 em uma planilha na internet com informações dos aditivos com sua justificativa. O Instituto Federal do Paraná divulga os arquivos de contratos desde 2009 e as atas de registro de preços desde 2010.
Melhor Prática 9: divulgar o calendário e cronograma de planejamento de compras anuais. A Universidade Federal do Espírito Santo mantém um portal administrativo que divulga o calendário de compras anual de março a setembro de 2016, planejamento de compra de material de consumo e permanente, material bibliográfico, material para pesquisa entre outros.
Melhor Prática 10: divulgar avisos e esclarecimentos aos editais de licitação. A Universidade Federal do Rio de Janeiro criou um link que direciona para os avisos e esclarecimentos do sistema Comprasnet.
Melhor Prática 11: divulgar documentos sobre emissão das notas de empenho e entregas em andamento. No Instituto Federal Sul de Minas Gerais há divulgação das Dispensas e Inexibilidades, com o acesso à nota de empenho em arquivo PDF.
Melhor Prática 12: divulgar os controles de pagamentos de bens e serviços. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul mantém uma ferramenta de consulta aos processos de pagamento que permite pesquisar por período e nome da empresa.
Melhor Prática 13: divulgar as dispensas, as inexibilidades e a cotação eletrônica. O Instituto Federal Sul de Minas Gerais divulga suas dispensas, inexibilidades e cotação eletrônica, indicando o objeto e a nota de empenho.
Melhor Prática 14: divulgar saldos de produtos de consumo em estoque. A Universidade Federal do Rio de Janeiro divulga uma lista com os produtos de consumo de almoxarifado, indicando o saldo restante e o valor licitado.
Melhor Prática 15: divulgar os produtos e serviços das Atas de Registro de Preços vigentes. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul mantém uma lista com os itens das Atas de Registro de Preços com período de vigência, com as informações necessárias para a emissão das notas de empenho pelas diversas unidades e setores da universidade, bem como um texto explicativo de como utilizar a ata.
Melhor Prática 16: divulgar as ações de fiscalização e notificações de inexecução contratual. A Universidade Federal do Rio de Janeiro divulga um documento com o histórico de aplicações de multas e advertências para as empresas que não executam regularmente o contrato desde 2007.
Melhor Prática 17: divulgar informações sobre obras e serviços de engenharia em andamento. A Universidade Federal do Rio Grande do Norte disponibiliza no site o relatório de resumo de obras, com a descrição do serviço, empresa, fiscais, período de execução, valor, além da vigência do projeto. Inclui também projetos no Regime Diferenciado de Contratação (RDC).
Melhor Prática 18: divulgar informações sobre o recebimento de bens e serviços comuns. A Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro divulga no site informações aos servidores sobre os procedimentos para recebimento provisório e definitivo, exigindo o atesto de recebimento, com nome por extenso, carimbo pessoal ou departamental, e matrícula Siape.
Melhor Prática 19: divulgar informações sobre a concessão de espaços físicos nos campi. Universidade Federal do Tocantins divulga os editais de licitação para concessão de espaço físico para restaurante e lanchonetes nas dependências da universidade.
Melhor Prática 20: divulgar os relatórios de adesão às Atas de Registro de Preços. O Instituto Federal de Alagoas divulga a lista das adesões às atas vigentes realizadas por campi.
Melhor Prática 21: divulgar as portarias de fiscalização dos contratos. Essa é uma das práticas do Instituto Federal do Paraná, assim como divulga orientações aos fiscais sobre liquidação e pagamento, procedimentos de fiscalização, de penalização, supressões e acréscimos contratuais para os contratos de fornecimento de mão de obra com dedicação exclusiva, prorrogação contratual.
Melhor Prática 22: criar e estruturar o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC). O menu Acesso à Informação pode conter os seguintes links: ações e programas, Institucional, Auditorias, Convênios, Despesas, Licitações e Contratos, Servidores, Informações Classificadas, Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), Carta de Serviços ao Cidadão, como é feito no portal do CEFET/RJ ou no portal do CEFET/MG. Além disso, a Universidade Federal do Vale do São Francisco disponibiliza os formulários para solicitar acesso à informação pessoa física e jurídica, bem como formulário para recursos e reclamações que devem ser preenchidos e entregues na universidade.
Melhor Prática 23: divulgar lista com nomes dos funcionários ocupantes de postos terceirizados. A Universidade Federal do Rio Grande mantém uma planilha com a divulgação dos profissionais terceirizados contratados, com informação da Uasg, Nome da Unidade Gestora, Número do contrato, CNPJ e razão social da empresa contratada, nome completo sem abreviações, categoria profissional, escolaridade, jornada de trabalho semanal, unidade da prestação do serviço, escolaridade exigida para o cargo.
Por Jornalista Ricardo Belinski