Comunicação Licitatória Governamental (CLG)
O planejamento da comunicação organizacional das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deve considerar os interesses de diversos públicos, como alunos, professores, técnicos administrativos, além de fornecedores de bens e serviços.
Os portais de internet das IFES podem conter dados e informações relevantes para professores e alunos, como notícias, editais, avisos, formulários, cursos, enfim informações sobre ensino, pesquisa e extensão.
Por outro lado, o objetivo deste artigo é analisar as melhores práticas na divulgação de informações sobre as compras públicas das IFES para seus stakeholders internos e externos na ótica da gestão estratégica.
Este artigo é uma continuação de pesquisa anterior do autor, em que foram analisados os conteúdos de 157 editais de distintas Unidades Administrativas de Serviços Gerais (Uasg) das IFES (BELINSKI, 2016), na ótica da comunicação organizacional.
No primeiro semestre de 2016, foi constatado que 78% dos editais de licitação não mencionaram o site institucional, o que induziu a uma desconexão entre os conteúdos do portal de internet e dos editais de licitação.
Apenas 22% das IFES indicaram um link no portal institucional, geralmente apenas para fazer upload dos editais de licitação. Este fato motivou estudo complementar sobre o conteúdo dos portais de internet das IFES no tocante ao assunto compras públicas.
Optou-se pelo termo comunicação organizacional, pois o escopo deste estudo não se enquadra em todos os instrumentos de comunicação pública citadas por Jorge Duarte (2012, p.59), como o compromisso em privilegiar o interesse público em relação ao interesse individual ou corporativo, centralizar o processo no cidadão, tratar comunicação como um processo mais amplo que informação, adaptar os instrumentos às necessidades, possibilidades e interesses dos públicos, assumir a complexidade da comunicação, tratando-a como um todo uno.
Uma das dimensões da comunicação organizacional, a administrativa, pode utilizar vários canais de comunicação para fazer circular informações atuais e relevantes entre profissionais, setores ou departamentos da organização (TORQUATO, 2008).
Por conseguinte, o processo de compras públicas afeta stakeholders internos e externos das IFES, de um lado os departamentos e setores universitários que precisam de insumos para realizar a pesquisa, o ensino e a extensão, por outro os fornecedores de bens e serviços do mercado.
Além do mais, o uso da internet está previsto na Lei de Acesso à Informação como meio de divulgação de documentos relacionados às compras públicas.
Do ponto de vista da estratégia, este estudo aborda a comunicação sob a ótica das quatro perspectivas do Balanced Scorecard: financeira, cliente, processo de negócios internos, aprendizado e crescimento, para a criação de valor a longo prazo (KAPLAN; NORTON, 2000, p. 34).
Na Gestão do Conhecimento Organizacional, há interrelação entre as variáveis dado, informação e conhecimento com os processos de comunicação e decisão no ambiente da tecnologia da informação.
Uma infraestrutura tecnológica conveniente e apropriada é condição essencial que isso se torne realidade (ANGELONI, 2010, p. 19).
Na corrente contemporânea de administração, a comunicação não é vista apenas como transmissão de dados e informações, mas também uma força geradora de conhecimento organizacional, conforme Davenport e Prusak (1998), Nonaka e Takeuchi (1997) e Stewart (1998).
A comunicação realizada no ambiente de internet, fazendo uso das modernas Tecnologias da Informação e Comunicação, criando sinergia e conexão entre os vários departamentos da organização são algumas das características desta corrente contemporânea.
Segundo Choo (2006, p. 179), o relacionamento com os stakeholders ao longo do tempo, como fornecedores e clientes, pode resultar em conhecimento para a organização, acelerando o aprendizado em novos ciclos dos processos repetitivos, como as compras de produtos e serviços realizados anualmente.
O objetivo deste estudo é identificar os assuntos e temas sobre compras, licitação e contratos disponíveis nos portais de internet das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no primeiro semestre de 2016, com a finalidade de elencar algumas melhores práticas.
A importância deste estudo encontra respaldo nos desafios apontados pelo Acórdão nº 528/2015 Plenário do Tribunal de Contas da União (TCU), Relatório Sistêmico de Fiscalização da Função Educação referente ao exercício de 2014 (FiscEducação), em que foram analisadas a adoção de boas práticas de governança e gestão de pessoas no ensino superior nos últimos anos (BRASIL, 2015).
O TCU constatou que a abertura de dados públicos, como informações sobre as compras públicas, ainda não é um tema prioritário das IFES, bem como a aplicação de políticas de comunicação organizacional para implementar a Lei de Acesso à Informação[1] (Lei no 12.527, de 18/11/2011).
Este artigo analisa quais assuntos foram identificados pelas IFES como importantes para se divulgar pela internet sobre contratos e licitações.
A relevância deste estudo é devida ao significativo volume de recursos financeiros investidos na educação superior, na ordem de bilhões de reais do contribuinte brasileiro.
A Função Educação, prevista no Projeto da Lei Orçamentária Anual (LOA), de 2015, previa a dotação de R$ 103,363 bilhões, conforme Lei nº 13.115, de 20/04/2015[2]. A educação superior – que inclui ensino, pesquisa e extensão - consumiu 43% dos recursos financeiros do Governo Federal destinados à educação de 2010 a 2013; aproximadamente 80% desse montante são investidos na folha de pagamento dos milhares de servidores ativos e inativos, a quantia restante é destinada às compras públicas de produtos e serviços, além das obras e serviços de engenharia.
Esta pesquisa, quanto à abordagem, é qualitativa, porque se aprofunda na compreensão da estrutura e dos conteúdos presentes nos portais de internet das IFES.
Quanto à natureza, trata-se de uma pesquisa aplicada, pois visa gerar conhecimento voltado à solução de problemas específicos na divulgação das compras públicas, bem como apresentar melhores práticas para futura adoção na comunicação.
Quanto aos objetivos, trata-se de uma pesquisa descritiva, pois constata fatos e fenômenos de determinada realidade, em um determinado momento.
Quanto aos procedimentos, trata-se de um estudo de múltiplos casos, pois são analisados distintos portais de internet (GERHARDT; SILVEIRA, 2009).
Este estudo analisa 99 portais de internet de Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), para conhecer o como está estruturada e disponibilizada as informações sobre o processo de compras públicas nas várias etapas como planejamento, orçamento, licitação, fiscalização, pagamentos, contratos, empenhos entre outros. Os dados foram coletados entre novembro de 2015 até junho de 2016.
Como resultado, busca-se identificar as melhores práticas, apresentando elementos que podem ser incorporados nos sites das IFES sobre compras públicas.
Para este levantamento, foi utilizado o método benchmarking que, segundo Sylvia Codling (1996, p. 7), serve para medir e incrementar o desempenho de algum Fator Crítico de Sucesso[3] da organização, por meio da coleta de Melhores Práticas.
Nas IFES, como há vários departamentos, as estratégias e os scorecards de todas as unidades de logística deveriam estar alinhados e conectados uns aos outros para identificar o processo de transformação das receitas em despesas em vista ao cumprimento da estratégia organizacional.
Segundo Kaplan e Norton (2000, p. 175,), as conexões entre os scorecards possibilitam maximizar o gerenciamento eficaz de unidades de serviço compartilhado e de unidades de negócio descentralizadas dentro de uma única organização, como é a estrutura complexa da gestão universitária.
Como não há um padrão para os assuntos nos sites universitários, usou-se a técnica inovativa Scamper[4] para identificar as melhores práticas utilizadas nos portais das IFES no primeiro semestre de 2016 em vista de fomentar a criatividade e o desenvolvimento de novos processos.
Pela técnica Scamper foram coletados dados dos portais das IFES, identificando elementos inéditos, repetidos ou inovadores; isso criou uma lista de possíveis menus e links a serem implantados nos portais das IFES.
A partir dessa coleta, o próximo passo foi criar as unidades de análise de benchmarking, ou seja, identificar os elementos que podem compor os FCS em um portal sobre compras, ou seja, que podem ser usados no planejamento de comunicação organizacional.
O processo de benchmarking envolve algumas etapas: determinar o objeto do benchmarking, identificar as organizações de comparação, coletar e analisar as informações, estabelecer objetivos e metas, implementar ações e monitorar resultados. Como resultado, espera-se identificar assuntos para um portal de compras públicas para as IFES destinados aos diversos públicos.
O escopo deste artigo é ajudar a construir os elementos de um portal institucional.
Inicialmente, a amostra foi composta por IFES que promoveram alguma licitação em 2015, dados obtidos a partir de pesquisa no Diário Oficial da União, Seção 3, Ministério da Educação, em novembro de 2015.
Naquele momento, foram identificados 157 editais de licitação, alguns de uma mesma IFES, sendo que apenas 22% remetiam para o site institucional; então foi necessário encontrar os sites das outras organizações em sites de busca.
Foram eliminadas as IFES repetidas e, para ampliar a amostra foram identificadas outras IFES em consulta ao Diário Oficial da União, Seção 3, em maio de 2016.
De posse dos seus nomes, foi pesquisado no site Google o endereço do portal de internet; isso resultou em 99 portais de internet distintos.
Em maio e junho de 2016 foram acessados cada um desses portais e anotados os conteúdos sobre Licitações e Contratos, por meio da técnica inovativa Scamper. Deste modo, foi possível agrupar e classificar algumas práticas por meio da técnica Benchmarking, a partir do conhecimento e da experiência do autor sobre licitação pública nas IFES há mais de 60 meses.
[1] Lei no 12.527, de 18/11/2011, regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11/12/1990; revoga a Lei no 11.111, de 05/05/2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 08/01/1991; e dá outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 06/04/2016.
[2] Lei nº 13.115, de 20/04/2015, estima a receita e fixa a despesa da União para o exercício financeiro de 2015. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Lei/L13115.htm>. Acesso em: 06/04/2016.
[3] Nota do autor: Fatores Críticos de Sucesso são elementos que criam uma diferenciação para a organização; constituem pontos a ser considerados na elaboração da estratégia e atendem à expectativa dos stakeholders.
[4] A técnica inovativa S.C.A.M.P.E.R. é um acrônimo que significa: S (substituir), C (combinar), A (adaptar), M (modificar), P (usar em outro lugar), E (eliminar), R (reorganizar). Nota do autor.