Comunicação 

Melhores Práticas (Best Practices) na redação de editais de licitação na ótica da Comunicação Licitatória Governamental

A partir da análise dos editais, é possível identificar algumas melhores práticas de comunicação organizacional nas compras públicas. Essas características estão descritas na sequência.

O arquivo do edital deve ser compatível com Word e PDF, por exemplo, podendo ser mantido os dois formatos para facilitar a leitura e a edição. O nome do arquivo deve permitir facilmente a identificação do número da licitação e a IFES. O documento também deve permitir, em qualquer página, a identificação da IFES, quer no cabeçalho, quer no rodapé, além de numeração das páginas.

Em documentos longos, deve haver sumário de assuntos e dos anexos presentes no edital, pois facilita o acesso aos vários temas do documento pela empresa licitante. As informações sobre forma de contato e sobre a abertura da licitação devem estar disponíveis no preâmbulo do edital, ou seja, até a terceira página do documento, como número do processo, da Uasg, do pregão, do Sistema de Registro de Preços, da dotação orçamentária, do site do Comprasnet, da data e do horário, do e-mail e do telefone.

O edital deve conter o site institucional da IFES, indicando o menu Licitações e Contratos, para acesso aos dados das várias fases da licitação, como o planejamento interno, a emissão das notas de empenho e pagamentos, recebimento dos produtos, adesão na IRP ou “carona” nas Atas de Registro de Preços , emissão de Atestados de Capacidade Técnica, entre outros. Também é recomendável o uso do e-mail institucional para troca de informações oficiais das compras públicas.

O local da entrega dos produtos ou a cidade para a prestação de serviços devem estar facilmente identificados no edital, mesmo que haja menção a esse detalhamento no termo de referência, um dos anexos do edital. Isso facilita a precificação dos produtos e serviços.
 

Os documentos do pregão eletrônico devem estar em arquivo único, como o edital e o termo de referência, preferencialmente, evitando confusão com outros documentos tais como a relação dos itens da Intenção de Registro de Preços. A profusão de arquivos e anexos pode confundir a empresa licitante, sobretudo se houver diferenças na descrição dos produtos.
 

Os contatos por e-mail devem estar disponíveis no preâmbulo do edital, seja para solicitar esclarecimentos, seja para registrar impugnações à abertura da licitação. Deve-se evitar o uso do telefone para sanar dúvidas, pois isso não gera registros para fins de publicidade no Sistema Comprasnet.
 

Na comunicação organizacional da IFES, deve-se usar a identificação visual da instituição, como logo. Também pode ser usado o Brasão da República Federativa do Brasil, contudo, deve-se identificar qual é a autarquia que está promovendo a licitação, com a identificação do campus e número da Uasg.
 

Nos editais de Sistema de Registro de Preços, deve-se divulgar informações como e-mail, telefone e responsável pelas adesões nas compras públicas, que podem ocorrer tanto na fase da Intenção de Registro de Preços, antes da abertura da licitação, quanto durante a vigência da Ata de Registro de Preços, além da indicação dos procedimentos para formalizar essas adesões.
 

As informações no edital de licitação devem refletir uma estratégia de comunicação organizacional da IFES, que integra pessoas, processos e etapas das compras públicas, principalmente pelo uso de meio eletrônico de sites institucionais, e-mail, serviços de telefonia, possibilitando facilmente a consulta tanto pela comunidade interna da universidade, quanto pelos órgãos de controle externo e a sociedade em geral, das diversas fases das compras públicas.
 

A capacitação dos profissionais que elaboram o edital de licitação deve englobar elementos da comunicação organizacional integrada da IFES, alinhando competências e habilidades no cumprimento às exigências da Lei de Acesso à Informação.

 

Enfim, deve-se conceber o edital de licitação como uma das ferramentas de comunicação na divulgação das compras públicas, além de promover a capacitação para gerenciar conteúdos de sites institucionais.

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Por Jornalista Ricardo Belinski